Retenção e Eliminação de Dados
Quanto tempo cada dado fica guardado, por que motivo e como ele é eliminado ao fim do prazo.
1. Princípio geral
Guardamos dado pessoal apenas enquanto houver finalidade que justifique a guarda ou obrigação legal de mantê-lo. Passado o prazo, o dado é eliminado ou anonimizado de forma irreversível.
Eliminação não se confunde com ocultação: apagar o registro de forma segura e registrar o descarte é parte do processo.
2. Prazos por finalidade
| Dado | Finalidade | Prazo de guarda | Destino |
|---|---|---|---|
| Contato comercial não convertido | Retomada comercial | 24 meses do último contato | Eliminação |
| Proposta enviada sem contrato | Histórico comercial | 36 meses | Eliminação |
| Contrato e aditivos | Execução e prova | Prazo legal + 5 anos | Eliminação |
| Documento fiscal | Obrigação fiscal | Prazo legal aplicável | Eliminação após o prazo |
| Registro de acesso e segurança | Auditoria e investigação | 12 meses | Eliminação |
| Trilha de auditoria da plataforma | Conformidade contratual | Conforme contrato do cliente | Eliminação ou devolução ao cliente |
| Newsletter | Comunicação consentida | Até o descadastro | Eliminação em até 30 dias |
| Currículo e candidatura espontânea | Seleção | 12 meses | Eliminação |
3. Dado sob responsabilidade de cliente
Quando a Exys opera dados em nome de um cliente contratante, o prazo de guarda é definido pelo contrato. Ao término, seguimos o que estiver pactuado: devolução em formato estruturado, eliminação com declaração formal ou retenção pelo prazo legal exigido do cliente.
4. O que permanece por obrigação legal
Alguns dados não podem ser eliminados imediatamente, mesmo a pedido do titular, por força de lei — por exemplo, registro fiscal e contábil e dados necessários ao exercício regular de direitos em processo administrativo ou judicial. Nesses casos, o dado é mantido com acesso restrito e finalidade única.
5. Como eliminamos
- Identificação do dado e do sistema onde ele reside, inclusive cópia de backup.
- Eliminação na base de produção e sinalização para expurgo nas cópias de segurança, respeitado o ciclo de retenção do backup.
- Registro do descarte: data, escopo, responsável e método.
- Confirmação ao titular ou ao cliente contratante, quando solicitado.
6. Como pedir eliminação
Envie a solicitação pelo canal do titular ou por dpo@exys.com.br. Analisamos o pedido, informamos o prazo e comunicamos o que foi eliminado — e, se houver dado sob guarda legal, explicamos exatamente o que permanece e por quê.
Contato
Dúvidas sobre este documento: contato@exys.com.br. Requisições de titular de dados: canal do titular · dpo@exys.com.br.